横浜市立大学新歓委員会(以下「新歓委員会」)と、横浜市立大学学生自治会中央委員会(以下「中央委員会」)執行部は、ビラやパンフレット等の配布物類を新歓活動において配布する許可を求める申請の受付を開始しました。
1.配布物類の配布について
横浜市立大学新入生歓迎・新規構成員勧誘活動レギュレーション(以下「新歓レギュレーション」)では、新歓活動の一環とみなされるビラ及びそれに類する物品(以下「配布物類」)の配布について、事前に申請をし、新歓委員会に許可された物品のみ、指定期間において認めています。
今回開始した申請は、配布物類の配布に必要な2つの申請です。
2.必要な申請について
配布物類を配布する団体は、以下の2申請を順番に行う必要があります。両方の申請で許可が得られていない配布物類は配布できません。
印刷前申請
印刷前に配布物類のデータを確認します。必ず印刷前に行ってください。
印刷後申請
印刷前申請で許可番号が発行された配布物類の原本を原則として3部提出していただき、その内容を確認します。原則として原本は返却しません。
3.印刷前申請について
新歓レギュレーションより、印刷前申請の情報を以下に抜き出します。
配布物の印刷前に、配布物の入稿前データを提出してください。
申請が許可された配布物類には、許可番号を発行します。
許可番号部分は「横浜市大配布許可番号2025-XXXX」と記載して提出し、許可番号が発行され次第、XXXXの部分を許可番号に合わせて差し替えた上で印刷を行ってください。
印刷物ではない配布物類の配布を計画する場合や、入稿前データの提出が困難な場合は、配布しようとしている物品の内容を記載した企画書を印刷前申請として提出してください。
許可番号の記載が困難な場合は、その旨を印刷前申請時に伝達してください。
印刷前申請は、配布物類の基準適合状況を印刷前に確認することで、基準不適合の配布物類の印刷による損失を抑えることを実施目的としています。
提出は以下のフォームで受け付けます。
4.印刷後申請について
新歓レギュレーションより、印刷後申請の情報を以下に抜き出します。
印刷された配布物類を配布する前に、配布物類の原本を原則3部提出してください。この申請が許可され次第、規定された期間において配布が可能となります。許可番号の反映を除き、印刷前申請と内容の異なる印刷物が提出された場合、許可されないことがあります。印刷後申請の却下を理由とした損失については、団体の責任とし、補償は行いません。
提出は、サークル棟A107号室に届出ポストを設置しますので、指定の箇所に投函ください。
5.配布物類の情報について
以下の情報を配布物類に記載してください。
「横浜市大配布許可番号2025-XXXX」の様式で記載された配布許可番号(印刷前申請時はXXXXで提出、印刷時にXXXX部分を実際の番号に差し替え)
団体名や連絡先
また、新歓レギュレーションに違反する内容が記載された配布物類は配布を許可しません。
6.何らかの事情で申請ができない配布物類を配布しようとする場合
皿や市販品など、許可番号を記載することが困難な配布物類や、データを送信することが困難な配布物類は、次の事項がわかる配布計画書を各自で制作し提出してください。
・配布物のイメージ(絵や画像など)
・配布数量目安
・配布方式
7.審査について
申請時に提出された内容を新歓委員会で審査の上、団体に対し配布物類の配布許可番号を発行します。審査結果により、追加で情報を求める場合や、許可番号を発行しない決定を行う場合があります。
審査は申請に記載の内容や、新歓委員会による各種調査により収集した情報に基づき実施します。
許可番号の発行有無にかかわらず、審査結果は担当者メールアドレスに新歓委員会から送付します。申請が棄却された場合、その理由の開示は行いません。
8.〆切について
審査等の手続は可及的速やかに行いますが、印刷前申請は概ね1週間程度の余裕をもって申請してください。
萌葱での配布に間に合う締切目安は3/21(金)23:59です。
なお、22日以降も申請は可能です。
9.本件のお問い合わせ先
横浜市立大学新歓委員会
ycu.freshman.welcome[a]gmail.com
横浜市立大学学生自治会中央委員会 執行部 新歓事業部
ycu.centralcommittee[a]gmail.com
